A FUNÇÃO DA CONTABILIDADE (I)
Em artigo anterior, discorri sobre o “manual” de gestão da empresa que é a contabilidade. Hoje, falarei mais um pouco sobre este vasto assunto, me dirigindo especialmente ao micro e pequeno empresário. O empreendedor - em última análise - é o único responsável pela administração e sucesso da sua empresa.
Com o desenvolvimento e a concorrência em todos os ramos empresariais temos algumas regras de ouro para o sucesso de um empreendimento, como o atendimento, por exemplo. Hoje não se sustenta a empresa que não consegue atender bem os seus clientes. Coisas antigamente toleradas pelos clientes hoje são motivos mais que suficientes para a mudança de fornecedor. Igualmente inúmeras pesquisas demonstram que um dos pontos que mais influenciam a tomada de decisão do consumidor é o preço. E a formação do preço está ligada diretamente a uma boa administração.
E a administração de uma empresa precisa de ferramentas que auxiliam nesta empreitada, como a contabilidade - ferramenta por excelência - e que se reveste de fundamental importância. Recordo o seu objetivo: Registrar os fatos ocorridos na empresa e fornecer informações detalhadas e de qualidade, permitindo ao empresário tomar decisões gerenciais. Em poucas linhas, descrevo um fato ocorrido com um de nossos clientes. E novamente destaco o fato de estar me dirigindo ao micro e pequeno empresário, pois ocorreu numa empresa desse porte.
Uma característica quase unânime desta classe de empresários é a ausência de controles ou sistemas administrativos de contas a pagar, contas a receber e estoques, dentre outros. Nesses casos o controle é exercido normalmente pelo famoso “olhômetro”. Daí decorrem duas situações: A primeira, a possibilidade de erros ou “enganos”.
No caso do nosso cliente, determinado fornecedor de mercadorias “incautamente” emitiu e descontou duas duplicatas sobre determinada Nota Fiscal. Passados mais quinze dias, novamente mais duas “duplicatas” (literalmente!) descontadas. Por fim, no mês seguinte mais “duplicatas” indevidamente emitidas e descontadas. Resumindo: o fornecedor calçado em uma única nota emitiu e descontou quase quatro vezes o valor da nota fiscal em duplicatas frias! Evidentemente, o nosso cliente pagou algumas duplicatas a mais, pois não havia implantado ainda o sistema integrado, como já havíamos pedido. E apenas com o alerta da contabilidade é que se deu conta do golpe.
Da primeira situação decorre a segunda: a impossibilidade de verificar o custo efetivo de determinada mercadoria. Pois a falta de controle impede a simples verificação se determinado item vendido por uma margem de 200%, por exemplo, realmente significa lucro, ficando tudo na base do “acho”.
Neste ponto, destaca-se a contabilidade moderna e eficaz. Os sistemas contábeis mais avançados hoje permitem a integração do sistema administrativo da empresa, por mais simples que seja, o que possibilita um acompanhamento quase “on time” do dia-a-dia da empresa, resultando daí diversos benefícios: A economia de tempo do empresário com “papéis”, mantendo o foco no seu negócio, a liberação de funcionários que cuidam da parte administrativa para outras funções e um melhor atendimento ao cliente interno e externo, e, principalmente, um detalhamento dos números da empresa, possibilitando ao empresário acompanhar a margem de lucro e o seu faturamento, com implicações, inclusive, no marketing, podendo implementar “promoções” ou “liquidações” naqueles produtos onde a margem é melhor.
Marcos Honorato
Diretor Marcato Contabilidade
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